個人情報保護方針

国際教養大学では、国が定める指針や秋田県個人情報保護条例等の規定を遵守しながら、本学が定めた「国際教養大学個人情報保護規程」に基づき、大学の教育研究活動において利用している学生あるいは教職員に関する個人情報を適切に取り扱い、プライバシーを中心とした情報の保護に留意します。また、教育・啓発活動を積極的に行い、個人情報の適正な利用と保護に努めます。

個人情報とは?

個人に関する情報(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む)であって、特定の個人が識別されるものをいいます(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人が識別されるものを含む)。

個人情報を扱う場合に注意すべき点

1.個人情報の取得方法と利用目的

個人情報を取得するときは、あらかじめ個人情報を取り扱う事務の目的を明確にし、必要な範囲で、適正な手段により取得しなければなりません。ただし、思想、信条又は信教に関する個人情報は、原則、取得してはいけません。

なお、利用目的を変更する場合は、その目的を本人に通知または公表しなければなりません。

本学での個人情報の利用目的について

学生及び保証人(保護者等)の個人情報は、次のとおり、本学の教育研究活動及び学生の支援に必要な業務を行うために利用しています。

(1) 学生の個人情報

・学生募集:大学案内送付 キャンパス・サポーター・ネット会員登録
・入試関係:入学志願者に対する選抜試験運営 入学手続き(暫定入学を含む) 大学案内送付
・修学関係:学生証交付 履修(就学)指導 履修登録 授業・試験運営 成績処理 単位認定 進級(卒業)判定 協定校単位互換による履修 海外留学 学位授与
・学籍関係:休学・復学・退学手続
・学生生活:学生生活全般にかかわる指導・助言 福利厚生施設の紹介 奨学金交付(償還) 定期健康診断 日常的な健康相談 カウンセリング 課外活動支援 弔慰・災害見舞
・進路関係:キャリア(進路)形成支援 インターンシップ先紹介
・施設利用:図書館
・その他:各種連絡・通知 諸証明書発行 学則による賞罰

(2) 保証人の個人情報

学生の修学指導等に必要な連絡。各種送付物(学業成績通知、学費納付書、大学行事案内、大学を後援していただくためのご依頼、学生向けの送付物で確実に受領される必要のある案内)の発送。

2.情報の正確性について

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確な内容に保つ必要があります。

3.情報の保護について

個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止、その他の個人情報を保護するために、以下のような措置を講じます。

① 保有する必要がなくなった個人情報については、確実に、かつ、速やかに処分(消去)する
② 職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しない
③ 個人情報の取扱う事務を全部又は一部を学外のものに委託する場合は、当該委託に係る契約において、委託を受けたものが講ずるべき個人情報の保護のために必要な措置を明らかにする

保護についての具体例

・個人情報を保管している机、キャビネット等には鍵をかける
・個人情報が記載されている用紙を処分する場合は、シュレッダーで裁断する
・個人情報が保存されている電子データにはパスワードの設定や暗号化を行う

個人情報についての公開や提供等の請求について

1.本人からの申し出の場合

(1) 開示

本人から個人情報の開示を求められたときは、本人に対し当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが 相当であるときは、個人情報の全部又は一部について開示しません。その際、本人に対して理由を付してその旨通知します。

なお、開示を求められた場合、本人確認のための学生証、パスポート等の身分証明書の提示を求めます。

(2) 訂正等

本人から、個人情報の内容が事実でないという理由によって、訂正、追加又は削除を求められたときには、必要な調査を行い、該当する場合は、当該個人情報の訂正等を行います。なお、個人情報の内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、理由を付してその旨(訂正等を行ったときはその内容を含む。)を通知します。

(3) 利用停止

本来の利用目的以外に利用しているとして個人情報の本人から利用停止を求められたときは、必要な調査を行い、該当する場合は、当該個人情報の利用の停止を行います。

2.第三者からの申し出の場合

個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供できません。ただし、次に該当する場合は除かれます。

① 法令に基づく場合
② 個人の生命、身体または財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
③ 国若しくは秋田県の機関に提供する場合で、事務の遂行上必要な限度において使用し、かつ、使用することに相当な理由があると認められる場合

また、個人情報を提供する場合は、必要に応じ、提供を受けるものに対して、当該個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、安全保護の措置を講ずることを求めます。

個人情報に関する問い合わせ

本学における個人情報に関する問い合わせは、事務局企画課企画・広報チームが窓口になります。また、苦情等があった場合は、迅速かつ適切に処理を行うように努めます。