メールアドレス流出事案の発生につきまして

2020年3月12日
公立大学法人国際教養大学

メールアドレス流出事案の発生につきまして

　本学が2020年度春学期短期留学生及び派遣元提携校担当者に対して、電子メールを送信する際、同報者のメールアドレスが表示される事案が発生しました。
　このような事態を招いたことを深く反省するとともに、関係者の皆様には多大な御迷惑をおかけしましたことについて、改めて深くお詫び申し上げます。
　本学としては、個人情報の保護に関する職員への指導をより一層徹底し、再発防止に努めてまいります。

1. 事案発生の概要
   　3月11日（水）17時40分頃、2020年度春学期短期留学生及び派遣元提携校担当者に対してメールを一斉送信した際、206名分のメールアドレス252件が表示される形で送信していることに、メールを送信した担当職員が気付きました。
2. 流出した情報
   　上記にある2020年度春学期短期留学生及び派遣元提携校担当者（206名）の電子メールアドレスとなります。なお、住所等のその他個人情報は含まれておりません。
3. 事案発生の原因
   　通常、複数の宛先にメールを一斉送信する際には、受信者の宛先を「BCC」として送信すべきところ、誤って宛先を「TO（メールアドレスが他の送信先にも表示される。）」にて送信しておりました。これは、宛先の形式の確認が不十分であった人為的ミスであり、チェック体制の不備が原因です。
4. 事案発生後の対応
   　同日19時05分、上記短期留学生、派遣元提携校担当者（206名）に対してメール誤送信のお詫びと受信したメールの削除を依頼し、改めて、19時08分に「BCC」としてメールを送信しました。
   　また、19時15分、学内職員に対して当該事案の発生を周知するとともに、メール送信時における複数名による確認や同報メール送信ソフト利用の推奨など、再発防止について注意喚起しました。
5. 今後の再発防止策
   　メール送信時のチェック機能を改めて確認するとともに、職員に対する個人情報保護教育の更なる強化に取り組み、再発防止に努めることといたします。